Los cinco informes que su Junta Directiva debería exigir cada mes.

En casi toda asamblea anual alguien pregunta en qué se gastó el dinero del año, y la junta directiva responde con un archivo de facturas y mucha buena voluntad. La incomodidad rara vez nace de la mala fe: nace del desorden. Cuando los números se arman una sola vez al año, ya es tarde para corregir lo que salió mal.

La Ley 284 de 2022 subió el estándar. El presupuesto anual debe incluir el desglose de ingresos y egresos, el listado de unidades morosas, las cuentas por pagar y el saldo en bancos, y entregarse a los propietarios. El fondo de reserva debe recibir como mínimo el 1% de lo recaudado por gastos comunes y mantenerse en cuenta bancaria separada. Cumplirlo una vez al año es el mínimo legal; sostenerlo mes a mes es lo que realmente protege a la junta directiva.

Los cinco informes del cierre mensual

1. Ejecución presupuestaria. Presupuesto contra gasto real, con la variación de cada partida. Sin esto no se sabe si la cuota alcanza; se descubre cuando ya no alcanzó.
2. Antigüedad de cuentas por cobrar. Morosidad detallada por unidad a 30, 60 y más de 90 días. Los recargos y la vía ejecutiva solo funcionan si la deuda está documentada desde el primer día de atraso.
3. Conciliación bancaria. Cuenta operativa y fondo de reserva, por separado. Es el único informe que prueba que el saldo del papel existe en el banco.
4. Cuentas por pagar y compromisos. Proveedores, planilla y prestaciones laborales. El saldo bancario no es dinero disponible cuando ya está comprometido.
5. Movimiento del fondo de reserva. Aporte del mes y saldo acumulado, para no descubrir en diciembre que quedó por debajo del mínimo.

Tres preguntas que ordenan cualquier informe

¿Cuánto entró, cuánto salió y cuánto quedó conciliado con el banco? ¿Cuánto de ese saldo ya está comprometido? ¿Qué partida se desvió del presupuesto y por qué? Si la administración no puede responderlas en la reunión mensual, el problema no es de comunicación: es de registro.

• La transparencia no es un gesto de cortesía con los propietarios. Es lo que protege a la junta directiva de reclamos, a la administración de sospechas y al PH de decisiones tomadas a ciegas. Un edificio con números claros negocia mejor con sus proveedores, cobra con más firmeza y discute menos en asamblea. Ordenar la contabilidad del PH no es un gasto administrativo: es la manera más barata de evitar una cuota extraordinaria.

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“La transparencia no se demuestra con un informe bonito una vez al año. Se demuestra cuando cualquier propietario puede seguir el rastro de cada dólar en cualquier mes.”

– Stephanie Gallardo — Contadora Pública Autorizada (CPA).